保護者会・PTAを楽に乗り切る方法【会議編】

保護者会・PTA

上の子が入園した頃、私は完全な専業主婦でした。
結婚で夫が住む地域に引っ越すことになり、仕事を辞め、出産・育児に専念することになったのです。
下の子は2歳でまだ手のかかる時期だったのですが、家で子供と2人で過ごすより社会的活動がしたいと思い、積極的に保護者会活動に取り組むことにしました。いわゆる「役員」に立候補したのです。

  • こども園保護者会 事務局3年
  • こども園保護者会 地域活動委員会委員長1年
  • 学童保護者会会長1年

4年間でこれだけの役を経験しました。
この時意識していたのは「主婦の井戸端会議にはしないぞ」という事です。
とは言え、保護者会やPTAは結局組織運営のシロウトの集まりです。役員1年目で運営の流れを観察していると、シロウトであるために、多くの人が目にする文書なのに表現がおかしかったり、会議がうまく運営できず結論が出なかったりという事もありました。


いずれ社会復帰(再就職)するまでの良い糧とできるよう、だらだらと仲良しクラブで活動するのでは無く、合理的・効率的な手法でビジネスライクに活動したいなと思っていました。
もちろん、女性同士ですので、雑談しながら親交を深める側面も大切にしながら、ビジネス本で学んだ事を、保護者会という組織運営で実践してみました。

今回は、私も実践してみた、保護者会・PTAにおけるビジネスライクな会議の進め方を紹介します。
保護者会・PTAでありがちな形式と、ビジネス形式を比較しながら見ていきましょう。

× 月に1回定例会を開くと引き継ぎされたので、話し合う事はないけど会議を招集

× 議題を当日配布

議題を明確にし、事前に参加者へ何を話し合うか共有し会議を招集

話し合う事とは、参加者の話し合いで決めるべき事です。例えば、新しい事を始める時や複数の選択肢がある場合です。会長など1人だけの独断で決めるのでは無く、会議対象者で意見交換したうえで決定します。


何を話し合うべきか項目を洗い出し、会議次第として事前に参加者へ共有しておくと当日の話し合いがスムーズに進みます。当日その場で議題を初めて目にした参加者は、急に意見を求められても考えがまとまっていなかったり、事前知識が無いために意見を発表できない可能性が高いです。遅くとも2日前までには、参加者へ当日の議題を共有しておくのがいいでしょう。


事前に議題に関する話題を調べてくれたり、関連する情報を提供したりする事ができるようになります。

× 参加者が思いつくままに意見交換

× 意見や、感想、個人の思いが混ざって話題が脱線

1つの議題にかける時間を決める

会議において、活発な意見交換は喜ばしい事ではありますが、参加者が自由に話す意見をそのままにしておくと、時間だけが過ぎて結局決める時間が無くなってしまう事もあります。また、意見や感想を言い合っているうちに、関連する別の話題や会議とは無関係の噂話に脱線していく事もよくあります。
そういった事を防ぐには、次の手法をお試しください。

  • 1つの議題にかける時間を決める。10〜15分程度。
  • 発言者を限定する。意見がある人は挙手してから話すというルールにする。
  • 話題が脱線したら進行役は元の話題に戻るよう声がけする。「○○については、この後時間があれば話し合いましょう。」

1つの議題にかける時間を決めておくと、全体の会議の終わり時間も見通しが立ち、話し合いが白熱したとしても、どこまで時間をかけるべきかの目安にもなります。
議事録を作成する書記も、取り止めのない話し合いをまとめるよりずっと簡単に記録できます。

× 話し合うだけ話し合って結論が不明

結果+ネクストステップを最後に全員で共有

会議はしたけど、結局何に決まったのか、自分は次の会議までに何をすればいいのかわからないまま終わってしまうと、なかなか人は自発的に動いてくれません。そこで、会議の最後に、話し合いの結果を全員で再確認する事、ネクストステップを共有する事をお勧めします。


ネクストステップとは、「誰が」「何を」「どのように」「いつまでに」「どうする」を明確にする事です。議事録には話し合いの経緯を詳細に記載するより、この「結果」と「ネクストステップ」をはっきりと記載する方が、次の会議までの活動がわかりやすくなります。


専業主婦が保護者会・PTAという社会的活動をするにあたって、ビジネス書を読んで参考にしていましたが、今回ご紹介した会議手法の教科書にしたのが、下記の本です。

ビジネス本なので、会社での会議を想定した内容ですが、保護者会・PTAにも活用できる部分がたくさんありました。

  • 第1章 会議の対価は「意思決定」である
  • 第2章 「30分会議」の設計図
  • 第3章 会議を変える「1枚のサマリー」
  • 第4章 会議を活性化する「対話術」
  • 第5章 上層部の意思決定を「攻略」する

会議の進め方、会議資料の使い方を説明している第2章と第3章は特に何度も読み、実践しました。会社も保護者会・PTAも組織という点では共通しているので、ビジネス手法を保護者会・PTAに取り入れるのは有効だと思っています。

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